Dalam resume saya kali ini, saya
akan menjelaskan mengenai salah satu modul yang ada dalam SAP ERP system yaitu FINANCIAL ACCOUNTING atau FI. Namun sebelum membahas lebih jauh, pertama
kita ulas sedikit mengenai kegiatan utama yang biasanya dilakukan bagian
accounting itu sendiri.
Accounting Foundation
Di dalam SAP R3/Accounting System
bagian FINANCIAL ACCOUNTING dilakukan kegiatan transaksi mulai dari transaksi
ke dalam Buku Besar (General Ledger), integrasinya dengan pembuatan Neraca
(Balance Sheet) dan Income Statement atau Laba rugi (Profit & Loss) serta
integrasinya dengan beberapa akun yang mempengaruhinya seperti Assets, Account
Receivable, Bank, Equity dan Account Payable. Dalam praktek kegiatannya di
perusahaan, terdapat banyak ditemukan scandal dan kasus kecurangan, hal ini
memang diakui bahwa kegiatan financial sangatlah rentan sekali terhadap adanya Fraud
atau kecurangan.
Fraud adalah sebuah istilah dalam
bidang IT yang artinya sebuah perbuatan kecurangan yang melanggar hukum
(Illegal-Acts) yang dilakukan secara sengaja dan sifatnya dapat merugikan pihak
lain. Dikutip dari: (Admin. (2011, July
1). Pengertian Fraud. Retrieved from Bali Intermedia Utama: Bali Intermedia
Utama)
Salah satu upaya dalam menanggapi
scandal-scandal dan pencegahan tindak kecurangan atau Fraud tersebut adalah
dengan adanya pengesahan undang-undang yang bernama Sarbanes-Oxley Act of 2002
yang dimaksudkan untuk meningkatkan kepercayaan masyarakat kepada para pebisnis
dan dikuatkan dengan adanya hukuman-hukuman berat bagi mereka yang melanggar. Dan
di dalam SAP ERP dikenal sebagai SOX Compliance dengan kemampuannya dalam
Archiving, User Authorizations, Tolerance Groups, dan Financial Transparency.
SAP R3/Accounting merupakan suatu
sistem informasi yang mengintegrasikan sumber daya aspek-aspek dalam accounting
dan financial, yang dilakukan secara real time, dan “3 Tier” processing
architecture. Dengan menyediakan data-data accounting, dan proses operasional
data untuk membuatan keputusan secara flexible mampu beradaptasi dengan negara
yang mengaplikasikannya, seperti nilai mata uang, pajak, dan bentuk laporan dan
transaksi pembayaran.
Component
SAP R/3 Accounting System dalam
SAP diantaranya sbb: Financial Accounting (FI), Corporate Finance Management,
Profitability and Sales Accounting, Product Cost Controlling, Overhead Cost Controlling,
Investment Management (IM), dan Project Management.
Organizational Element of SAP R/3 Accounting System
Dalam operasional kegiatannya, perusahaan
menggunakan suatu daftar list akun-akun yang akan digunakan selama kegiatan
transaksi perusahaan berlangsung dan sebagai standarisasi yang digunakan dalam
pengaplikasian kegiatan operasional accounting perusahaan yang disebut dengan
Chart of Account (CoA). Satu Company Code hanya boleh menggunakan satu CoA,
tapi 1 CoA dapat digunakan di seluruh bagian dalam company code. Hal ini tentu
saja digunakan untuk mempermudah bagian accounting pusat dalam merekap
data-data accounting di beberapa anak perusahaannya. Caranya adalah dengan
dibuatkannya suatu akun baru sebagai tambahan yang dibuat sama dengan seluruh
bagian perusahaan, sehingga dengan dibuatkannya akun tersebut seluruh bagian perusahaan
tetap berada dalam penggunaan satu CoA yang sama.
Master data
Dalam SAP R/3 ada beberapa mater data yang dibuat untuk menyimpan data secara terpusat dan untuk digunakan bagi seluruh bagian perusahaan, diantaranya adalah sbb:
Customer Master – Account
Receivable, berisi record data customer yang terlibat dengan proses transaksi pembayaran
atas penjualan dengan perusahaan termasuk data financialnya yang akan
mempengaruhi pendapatan perusahaan terutama pada account receivable. Master
data ini digunakan di seluruh general data dan untuk masing-masing company code
di bagian Sales and Marketing.
Vendor Master – Account Payable,
berisi record data beberapa vendor atau supplier yang digunakan perusahaan untuk
proses pembelian dan akan mempengaruhi posisi kas perusahaan dan pengeluarannya
terutama pada account payable. Master data ini digunakan di seluruh general
data dan untuk masing-masing company code di bagian MM Purchase/ Logistic.
Assets Management, yaitu meliputi
perencanaan dalam klasifikasi asset, dan pemantauan atau monitoring nilai dari
masing-masing asset yang dimiliki perusahaan, termasuk nilai depresiasi dan
akumulasinya, nilai umur ekonomis, harga perolehan asset termasuk asuransi yang
dimiliki perusahaan.
Account Balance
Aktifitas yang dilakukan dalam
suatu company code atau bagian dalam company code (worklist) diantaranya
adalah:
- Open, yaitu transaksi muncul. Selanjutnya adalah
- Cleared, yaitu transaksi terpenuhi. Artinya semua data yang di entry dan yang akan diposting ke dalam dokumen sesuai, terakhir adalah
- Parked, yaitu transaksi selesai. Artinya seluruh data yang di record sesuai dan tepat sehingga bisa terintegrasi secara otomatis untuk pembuatan Laporan Balance Sheet.
Financial Accounting
Dalam hal ini, akan menjelaskan
bagaimana membuat suatu data transaksi atas pembayaran, menampilkan laporan
keuangan, diantaranya transaksi buku besar atau G/L, rekonsiliasi bank dll yang
di dapatkan dari dokumen-dokumen yang didapatkan perusahaan atas transaksinya
dengan customer atau vendor.Misalnya dari invoice dan good issue.
Posting Good Issue yaitu dengan
menggabungkan informasi data yang terintegrasi dari FI-AA (Assets), FI-GL
(Originally General-Ledger), FI-CO, dan SAP-MM (Good Issue atas
Purchase/Pembelian)
Pembuatan
Accounting Document: Type
Dalam transaksi pembuatan
accounting document, data yang digunakan adalah terdiri dari 2 Type, yaitu
sebagai Original Document, atau sebagai Processing Document. Original document
digunakan sebagai document asli yang digunakan dan tidak bisa diubah, seperti misalnya Good Receipt, Invoice, dan
Bank Statements, sedangkan processing document adalah document yang akan muncul
dalam suatu transaksi, satu kali transaksi hanya akan menghasilkan satu
processing document yang identic, misalnya accounting document, sample document,
dan recurring entry documents. Pastikan setiap transaksi/ posting pasti akan
menghasilkan satu document yang berisi amount, kode akun yang dipakai, dan
jumlah masing-masing debet dan creditnya supaya balance artinya tidak terdapat
selisih, apabila masih terdapat selisih transaksi harus diulang dan belum bisa
di simpan.
Terima kasih semoga bermanfaat...
Reference:
- Karismariyanti, S.T., M.B.A, M. (2013). KA2113-SAP R3 Accounting - Finance.pdf. Bandung, Politeknik Telkom, Bandung
- Admin. (2011, July 1). Pengertian Fraud. Retrieved from Bali Intermedia Utama: Bali Intermedia Utama
- Anonim. (2006). SAP01 Fundamental. Jerman: SAP AG.
