Human Capital Management

Dalam suatu perusahaan, peran karyawan merupakan hal yang strategis. Kontribusi para pekerja di dalam aktivitas perusahaan tentu saja dianggap penting untuk dapat mencapai tujuan perusahaan secara efektif. Dan di era zaman sekarang, untuk dapat memenuhi hal tersebut perusahaan dituntut untuk dapat mengubah mainstream mereka tentang keberadaan para karyawannya dari era konvensional kepada technology modern. Yaitu pekerya atau karyawan adalah tidak lagi sebagai Resource atau sumber daya manusia yang digunakan untuk bisa mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya (HRM, Human Resource Management) namun pekerja dianggap sebagai modal (Capital) yang harus dipelihara dan dirawat supaya memiliki nilai sebaik mungkin dan terus bertambah secara kontinyu (HCM, Human Capital Management).

Resume saya kali ini adalah akan menjelaskan mengenai mySAP ERP Human Capital Management (mySAP ERP HCM), salah satu modul dari SAP ERP System.

Human Capital Management

Human capital Management lebih menekankan kepada manusia sebagai salah satu modal utama dalam perusahaan dengan nilai dan jumlah yang tidak terhingga, yang dapat dikelola dalam suatu proses, yang pada akhirnya menghasilkan value creations bagi para stakeholders’ seperti pemegang saham, konsumen, karyawan dan masyarakat. (Dikutip dari: Jalal, O. M. (2013, April 19). Strategi Human Capital: Jargon Baru Atau Sebuah Paradigma Baru Bagi Para Eksekutif? Retrieved from PPM Manajemen:http://manajemenppm.wordpress.com/2013/04/19/strategi-human-capital-jargon-baru-atau-sebuah-paradigma-baru-bagi-para-eksekutif/).

Berdasarkan hal ini maka keberadaan karyawan dinilai produktif dan mampu menghasilkan profit bisnis berkembang dan berkelanjutan ketika perusahaan mampu menciptakan keunggulan kompetitif yang bersinambung melalui pengembangan para karyawannya.  

Tujuan mySAP HCM (Human Capital Management)

Maksud dan tujuan diterapkannya modul SAP HCM ini kedalam perusahaan adalah diantaranya untuk:

• Meningkatkan value (nilai) para karyawan. Perusahaan dituntut untuk dapat membina para karyawannya supaya memiliki potensi yang baik dibidangnya sehingga semakin produktif seorang karyawan semakin banyak manfaat yang bisa ia diberikan kepada perusahaan.

• Menyelaraskan kemampuan atau skill masing-masing karyawan, untuk dapat memenuhi strategi dan tujuan bisnis perusahaan sebagai competitive advantage, sehingga kemampuan karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk mencapai tujuan bisnisnya.

• Menyediakan tools untuk mengatur, mengukur keberhasilan karyawan, dan menilai kinerja karyawan berdasarkan standar tertentu. Dengan mengadakan pelatihan (training) yang sesuai dengan kebutuhan karyawan. 

Master Data Employee (Pegawai)

Data untuk masing-masing karyawan tersimpan dalam mySAP HCM sebagai infotypes berupa record atau rekaman dari data-data tersebut. Data yang terekam dalam infotypes bisa di display, disalin, diperbaiki, bahkan dihapus. Ada 3 cara untuk memberdayakan infotypes, yaitu:

• Single-screen maintenance, penggunaan 1 infotype adalah spesifik hanya untuk 1 karyawan.

• Personnel Actions, 1 orang karyawan bisa menggunakan banyak infotypes.

• Fast Enty, penggunaan 1 infotype untuk banyak karyawan. 

 

Struktur Human Capital Management dan Bagiannya

• Enterprise Structure (Membagi rencana organisasi dan system SAP untuk saling menyesuaikan)
• Client, Company Code, Personnel Area, dan Personnel Subarea.

• Personnel Structure (Membagi rencana organisasi dan system SAP untuk saling menyesuaikan)
• Division, Employee Group, Employee Subgroup, dan Payroll Accounting Area.

• Organizational Structure (Rencana organisasi sebagai dasar dari management organisasi)
•  Organizational Units, Job, Positions, Person, Cost Center.

 

Proses dalam mySAP HCM

 

1. Organizational Management

Organizational Management berbeda dengan Organizational Element. Organizational Management merupakan pemetaan dari element-element yang ada di perusahaan sesuai dengan yang ada di lapangan diluar dari system SAP. Sedangkan Organizational Element merupakan struktur yang ada di system SAP sehingga organizational element mengacu pada organizational management. 

Struktur Organizational Management dibentuk oleh:

• Organizational Unit: Unit bisnis, department, yang dibagi menjadi beberapa functional area

• Jobs: Deskripsi karakteristik pekerjaan yang dikenakan kepada beberapa posisi

• Position: Tugas spesifik yang diwariskan kepada seorang pegawai, posisi nyata dari job

• Person: pegawai

Struktur Organizational Element dibentuk oleh: Client, Company Code, Organizational Unit, Position, dan Person.

2. Recruitment by applicant data

 

Munculnya lowongan pekerjaan adalah saat suatu posisi/vacancy di perusahaan tidak terisi (kosong) yang secara langsung terintegrasi dengan job advertisement perusahaan sehingga mendatangkan beribu applicant/pelamar yang berusaha mengisi posisi tersebut. Saat pelamar muncul dengan seluruh data dan berkas yang dimilikinya, secara otomatis data tersebut masuk ke dalam system SAP. Saat data pelamar masuk kedalam SAP system, data tersebut diolah melalui proses seleksi yang disebut dengan profile match up. Yaitu proses seleksi dan mencocokkan kualifikasi data pelamar dengan posisi pekerjaan yang sedang dibutuhkan. Setelah itu dibuatkan rating pelamar potensial sebagai alat bantu membuat keputusan. Jika sudah maka pelamar yang terpilih akan menerima feedback berupa surat panggilan dan pembuatan kesepakatan waktu kontrak kerja. Data pegawai yang selesai dipilih akan di salurkan ke dalam master data HCM sebagai infotypes pegawai. Proses Recruitment selesai.

3. Personnel Management

Data pegawai yang terekam dalam inforypes adalah terdiri dari data biodata personel dan riwayat selama bekerja di perusahaan. Seperti Oganizational Assigment, waktu kerja, basic pay, bank detail, data yang berhubungan dengan data keuangan, dan personal biodata. Salah satu element dalam infotypes yang penting adalah organizational assignment yang terhubung secara langsung ke dalam Struktur Human Capital Management.

      4. Personnel Development

Semakin tinggi jabatan seseorang adalah berbanding lurus dengan skill yang dimilikinya. Skill bukan hanya sekedar kemampuan tapi kemampuan tersebut haruslah unik dan berbeda dari yang lain sehingga memiliki entitasnya sendiri. Ini adalah mengenai keputusan perusahaan dalam mempertahankan pegawainya. Yaitu mengenai pengembangan kebutuhan tugas dan pegawai yang mengisi posisi tersebut. Jika pegawai dinilai tidak memiliki kapasitas untuk dapat memenuhi perkembangan kebutuhan pekerjaan, maka hanya ada 2 pilihan yaitu meninggalkan pegawai lama dan membuka recruitment bagi pelamar untuk mengisi posisi tersebut atau perusahaan memberikan training/pelatihan kepada pegawai tersebut sampai dinilai mampu untuk melanjutkan pekerjaan yang ada. Keputusan yang akan diambil tergantung dari besarnya dana yang harus dikeluarkan perusahaan untuk masing-masing pilihan. 

 

5. Training & Event Management 

Merupakan komponen penting dan terintegrasi yang mendukung perusahaan dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengelolaan pelatihan kursus dan kegiatan bisnis bagi para karyawannya. Dimulai dari mengumpulkan data untuk pembuatan bisnis event catalog, seperti jenis kursus dan lokasi yang akan diadakan. Setelah itu di set up terutama tanggal dan jenis eventnya. Pelaksanaan Business Event, pemberian materi/ pelatihan untuk peserta. Setelah Kursus berlangsung, maka hasilnya akan di follow up untuk di nilai dan diukur keberhasilan pegawai setelah melaksanakan training. Termasuk biaya yang harus dikeluarkan dan tagihannya

6. Time Management

Mengenai penjadwalan waktu kerja untuk masing-masing karyawan, perencanaan waktu kerja, dan evaluasi. Menentukan lamanya jam kerja karyawan yang sesuai dengan kelasnya (berdasarkan standard tertentu) adalah berdasarkan perhitungan waktu untuk diluar kerja (vacation), lembur (overtime), absensi kesehatan (sickness). Untuk dievaluasi apa yang sudah direncanakan dan realisasinya. Time statement ini akan disimpan dalam infotype masing-masing karyawan untuk digunakan dalam perhitungan gaji.

7. Appraisal

Appraisal adalah pelaksanaan pengukuran keberhasilan suatu unit atau karyawan berdasarkan standar tertentu dengan tingkat tertinggi dan objektivitas. Yang dinilai adalah kinerja pegawai dengan metode 360^o, yaitu penilaian oleh atasan, bawahan, dan sesame rekan kerja. Appraisal terintegrasi dengankomponen SAP Sytem lainnya, seperti SAP SEM, mySAP ERP HCM Personnel Development, Compensation Management, dan SAP BW.

8. Payroll & Personnel Cost Planning

Payroll yaitu menghitung renumerasi masing-masing pegawai atas pekerjaan yang telah dilakukan. Perhitungan dari gaji mentah dikalkulasikan dengan beberapa potongan baik itu voluntary atau legal, tunjangan, dan lainnya dari hasil appraisal/ penilaian sebagai grade atau apresiasi yang diberikan kepada pegawai

Reference:

• Admin. (2012). ERP Great. Retrieved from Structure In Human Resource Management: http://www.erpgreat.com/hr012.htm

• Anonim. (2006). SAP01 Fundamental. Jerman: SAP AG.

• Anton. (2012). SAP-Praktikum 5. In Anton, SAP-HR.pdf.

• Jalal, O. M. (2013, April 19). Strategi Human Capital: Jargon Baru Atau Sebuah Paradigma Baru Bagi Para Eksekutif? Retrieved from PPM Manajemen: http://manajemenppm.wordpress.com/2013/04/19/strategi-human-capital-jargon-baruatau-sebuah-paradigma-baru-bagi-para-eksekutif/

• Karismariyanti, S.T., M.B.A,, M. (2013). KA2113-Human Capital Management.pdf. Bandung: Politeknik Telkom.

• Adi B.P, T. S. (2012, October 18). Tri Sakti Adi B. P. Retrieved from Quiz Ke 4:
  
  http://trisaktiadibintara.blogspot.com/ 
  
  
  Terimakasih Semoga Bermanfaat :)

SAP R3/Accounting - 30312043 - Dewi Yuliani

Dalam resume saya kali ini, saya akan menjelaskan mengenai salah satu modul yang ada dalam SAP ERP system yaitu FINANCIAL ACCOUNTING atau FI. Namun sebelum membahas lebih jauh, pertama kita ulas sedikit mengenai kegiatan utama yang biasanya dilakukan bagian accounting itu sendiri.

Accounting Foundation

Di dalam SAP R3/Accounting System bagian FINANCIAL ACCOUNTING dilakukan kegiatan transaksi mulai dari transaksi ke dalam Buku Besar (General Ledger), integrasinya dengan pembuatan Neraca (Balance Sheet) dan Income Statement atau Laba rugi (Profit & Loss) serta integrasinya dengan beberapa akun yang mempengaruhinya seperti Assets, Account Receivable, Bank, Equity dan Account Payable. Dalam praktek kegiatannya di perusahaan, terdapat banyak ditemukan scandal dan kasus kecurangan, hal ini memang diakui bahwa kegiatan financial sangatlah rentan sekali terhadap adanya Fraud atau kecurangan. 

Fraud adalah sebuah istilah dalam bidang IT yang artinya sebuah perbuatan kecurangan yang melanggar hukum (Illegal-Acts) yang dilakukan secara sengaja dan sifatnya dapat merugikan pihak lain. Dikutip dari: (Admin. (2011, July 1). Pengertian Fraud. Retrieved from Bali Intermedia Utama: Bali Intermedia Utama)

Salah satu upaya dalam menanggapi scandal-scandal dan pencegahan tindak kecurangan atau Fraud tersebut adalah dengan adanya pengesahan undang-undang yang bernama Sarbanes-Oxley Act of 2002 yang dimaksudkan untuk meningkatkan kepercayaan masyarakat kepada para pebisnis dan dikuatkan dengan adanya hukuman-hukuman berat bagi mereka yang melanggar. Dan di dalam SAP ERP dikenal sebagai SOX Compliance dengan kemampuannya dalam Archiving, User Authorizations, Tolerance Groups, dan Financial Transparency.

SAP R3/Accounting merupakan suatu sistem informasi yang mengintegrasikan sumber daya aspek-aspek dalam accounting dan financial, yang dilakukan secara real time, dan “3 Tier” processing architecture. Dengan menyediakan data-data accounting, dan proses operasional data untuk membuatan keputusan secara flexible mampu beradaptasi dengan negara yang mengaplikasikannya, seperti nilai mata uang, pajak, dan bentuk laporan dan transaksi pembayaran.

Component SAP R/3 Accounting System dalam SAP diantaranya sbb: Financial Accounting (FI), Corporate Finance Management, Profitability and Sales Accounting, Product Cost Controlling, Overhead Cost Controlling, Investment Management (IM), dan Project Management.

Organizational Element of SAP R/3 Accounting System

Dalam operasional kegiatannya, perusahaan menggunakan suatu daftar list akun-akun yang akan digunakan selama kegiatan transaksi perusahaan berlangsung dan sebagai standarisasi yang digunakan dalam pengaplikasian kegiatan operasional accounting perusahaan yang disebut dengan Chart of Account (CoA). Satu Company Code hanya boleh menggunakan satu CoA, tapi 1 CoA dapat digunakan di seluruh bagian dalam company code. Hal ini tentu saja digunakan untuk mempermudah bagian accounting pusat dalam merekap data-data accounting di beberapa anak perusahaannya. Caranya adalah dengan dibuatkannya suatu akun baru sebagai tambahan yang dibuat sama dengan seluruh bagian perusahaan, sehingga dengan dibuatkannya akun tersebut seluruh bagian perusahaan tetap berada dalam penggunaan satu CoA yang sama.

 

Master data

 

Dalam SAP R/3 ada beberapa mater data yang dibuat untuk menyimpan data secara terpusat dan untuk digunakan bagi seluruh bagian perusahaan, diantaranya adalah sbb:

Customer Master – Account Receivable, berisi record data customer yang terlibat dengan proses transaksi pembayaran atas penjualan dengan perusahaan termasuk data financialnya yang akan mempengaruhi pendapatan perusahaan terutama pada account receivable. Master data ini digunakan di seluruh general data dan untuk masing-masing company code di bagian Sales and Marketing.

Vendor Master – Account Payable, berisi record data beberapa vendor atau supplier yang digunakan perusahaan untuk proses pembelian dan akan mempengaruhi posisi kas perusahaan dan pengeluarannya terutama pada account payable. Master data ini digunakan di seluruh general data dan untuk masing-masing company code di bagian MM Purchase/ Logistic.

Assets Management, yaitu meliputi perencanaan dalam klasifikasi asset, dan pemantauan atau monitoring nilai dari masing-masing asset yang dimiliki perusahaan, termasuk nilai depresiasi dan akumulasinya, nilai umur ekonomis, harga perolehan asset termasuk asuransi yang dimiliki perusahaan.

  

Account Balance

Aktifitas yang dilakukan dalam suatu company code atau bagian dalam company code (worklist) diantaranya adalah:

• Open, yaitu transaksi muncul. Selanjutnya adalah
• Cleared, yaitu transaksi terpenuhi. Artinya semua data yang di entry dan yang akan diposting ke dalam dokumen sesuai, terakhir adalah
• Parked, yaitu transaksi selesai. Artinya seluruh data yang di record sesuai dan tepat sehingga bisa terintegrasi secara otomatis untuk pembuatan Laporan Balance Sheet.

 

Financial Accounting

Dalam hal ini, akan menjelaskan bagaimana membuat suatu data transaksi atas pembayaran, menampilkan laporan keuangan, diantaranya transaksi buku besar atau G/L, rekonsiliasi bank dll yang di dapatkan dari dokumen-dokumen yang didapatkan perusahaan atas transaksinya dengan customer atau vendor.Misalnya dari invoice dan good issue.

Posting Good Issue yaitu dengan menggabungkan informasi data yang terintegrasi dari FI-AA (Assets), FI-GL (Originally General-Ledger), FI-CO, dan SAP-MM (Good Issue atas Purchase/Pembelian)

Pembuatan Accounting Document: Type  

                              

Dalam transaksi pembuatan accounting document, data yang digunakan adalah terdiri dari 2 Type, yaitu sebagai Original Document, atau sebagai Processing Document. Original document digunakan sebagai document asli yang digunakan dan tidak bisa diubah,  seperti misalnya Good Receipt, Invoice, dan Bank Statements, sedangkan processing document adalah document yang akan muncul dalam suatu transaksi, satu kali transaksi hanya akan menghasilkan satu processing document yang identic, misalnya accounting document, sample document, dan recurring entry documents. Pastikan setiap transaksi/ posting pasti akan menghasilkan satu document yang berisi amount, kode akun yang dipakai, dan jumlah masing-masing debet dan creditnya supaya balance artinya tidak terdapat selisih, apabila masih terdapat selisih transaksi harus diulang dan belum bisa di simpan.

  

Terima kasih semoga bermanfaat...

Reference:

1. Karismariyanti, S.T., M.B.A, M. (2013). KA2113-SAP R3 Accounting - Finance.pdf. Bandung, Politeknik Telkom, Bandung
2. Admin. (2011, July 1). Pengertian Fraud. Retrieved from Bali Intermedia Utama: Bali Intermedia Utama
3. Anonim. (2006). SAP01 Fundamental. Jerman: SAP AG.