Dalam suatu perusahaan, peran karyawan
merupakan hal yang strategis. Kontribusi para pekerja di dalam aktivitas
perusahaan tentu saja dianggap penting untuk dapat mencapai tujuan perusahaan
secara efektif. Dan di era zaman sekarang, untuk dapat memenuhi hal tersebut
perusahaan dituntut untuk dapat mengubah mainstream mereka tentang keberadaan
para karyawannya dari era konvensional kepada technology modern. Yaitu pekerya
atau karyawan adalah tidak lagi sebagai Resource atau sumber daya manusia yang
digunakan untuk bisa mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya (HRM, Human
Resource Management) namun pekerja dianggap sebagai modal (Capital) yang harus
dipelihara dan dirawat supaya memiliki nilai sebaik mungkin dan terus bertambah
secara kontinyu (HCM, Human Capital Management).
Resume saya kali ini adalah akan menjelaskan mengenai mySAP
ERP Human Capital Management (mySAP ERP HCM), salah satu modul dari SAP ERP
System.
Human Capital Management
Human capital Management lebih menekankan
kepada manusia sebagai salah satu modal utama dalam perusahaan dengan nilai dan
jumlah yang tidak terhingga, yang dapat dikelola dalam suatu proses, yang pada akhirnya menghasilkan value creations bagi para stakeholders’ seperti pemegang
saham, konsumen, karyawan dan
masyarakat. (Dikutip dari: Jalal, O. M.
(2013, April 19). Strategi
Human Capital: Jargon Baru Atau Sebuah Paradigma Baru Bagi Para Eksekutif? Retrieved
from PPM Manajemen:http://manajemenppm.wordpress.com/2013/04/19/strategi-human-capital-jargon-baru-atau-sebuah-paradigma-baru-bagi-para-eksekutif/).
Berdasarkan hal ini maka keberadaan karyawan dinilai produktif dan mampu menghasilkan profit bisnis berkembang dan berkelanjutan ketika perusahaan mampu menciptakan keunggulan kompetitif yang bersinambung melalui pengembangan para karyawannya.
Tujuan mySAP HCM (Human Capital Management)
Maksud dan tujuan diterapkannya
modul SAP HCM ini kedalam perusahaan adalah diantaranya untuk:
- Meningkatkan value (nilai) para karyawan. Perusahaan dituntut untuk dapat membina para karyawannya supaya memiliki potensi yang baik dibidangnya sehingga semakin produktif seorang karyawan semakin banyak manfaat yang bisa ia diberikan kepada perusahaan.
- Menyelaraskan kemampuan atau skill masing-masing karyawan, untuk dapat memenuhi strategi dan tujuan bisnis perusahaan sebagai competitive advantage, sehingga kemampuan karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk mencapai tujuan bisnisnya.
- Menyediakan tools untuk mengatur, mengukur keberhasilan karyawan, dan menilai kinerja karyawan berdasarkan standar tertentu. Dengan mengadakan pelatihan (training) yang sesuai dengan kebutuhan karyawan.
Master Data Employee (Pegawai)
Data untuk masing-masing karyawan
tersimpan dalam mySAP HCM sebagai infotypes berupa record atau rekaman dari
data-data tersebut. Data yang terekam dalam infotypes bisa di display, disalin,
diperbaiki, bahkan dihapus. Ada 3 cara untuk memberdayakan infotypes, yaitu:
- Single-screen maintenance, penggunaan 1 infotype adalah spesifik hanya untuk 1 karyawan.
- Personnel Actions, 1 orang karyawan bisa menggunakan banyak infotypes.
- Fast Enty, penggunaan 1 infotype untuk banyak karyawan.
Struktur Human Capital Management dan Bagiannya
- Enterprise Structure (Membagi rencana organisasi dan system SAP untuk saling menyesuaikan)
- Client, Company Code, Personnel Area, dan Personnel Subarea.
- Personnel Structure (Membagi rencana organisasi dan system SAP untuk saling menyesuaikan)
- Division, Employee Group, Employee Subgroup, dan Payroll Accounting Area.
- Organizational Structure (Rencana organisasi sebagai dasar dari management organisasi)
- Organizational Units, Job, Positions, Person, Cost Center.
Proses dalam mySAP HCM
1. Organizational Management
Organizational Management
berbeda dengan Organizational Element. Organizational Management merupakan
pemetaan dari element-element yang ada di perusahaan sesuai dengan yang ada di
lapangan diluar dari system SAP. Sedangkan Organizational Element merupakan
struktur yang ada di system SAP sehingga organizational element mengacu pada
organizational management.
Struktur Organizational
Management dibentuk oleh:
- Organizational Unit: Unit bisnis, department, yang dibagi menjadi beberapa functional area
- Jobs: Deskripsi karakteristik pekerjaan yang dikenakan kepada beberapa posisi
- Position: Tugas spesifik yang diwariskan kepada seorang pegawai, posisi nyata dari job
- Person: pegawai
Struktur
Organizational Element dibentuk oleh: Client,
Company Code, Organizational Unit, Position, dan Person.
2. Recruitment by applicant data
Munculnya lowongan
pekerjaan adalah saat suatu posisi/vacancy di perusahaan tidak terisi (kosong)
yang secara langsung terintegrasi dengan job advertisement perusahaan sehingga
mendatangkan beribu applicant/pelamar yang berusaha mengisi posisi tersebut.
Saat pelamar muncul dengan seluruh data dan berkas yang dimilikinya, secara
otomatis data tersebut masuk ke dalam system SAP. Saat data pelamar masuk kedalam
SAP system, data tersebut diolah melalui proses seleksi yang disebut dengan
profile match up. Yaitu proses seleksi dan mencocokkan kualifikasi data pelamar
dengan posisi pekerjaan yang sedang dibutuhkan. Setelah itu dibuatkan rating
pelamar potensial sebagai alat bantu membuat keputusan. Jika sudah maka pelamar
yang terpilih akan menerima feedback berupa surat panggilan dan pembuatan
kesepakatan waktu kontrak kerja. Data pegawai yang selesai dipilih akan di
salurkan ke dalam master data HCM sebagai infotypes pegawai. Proses Recruitment
selesai.
3. Personnel Management
Data pegawai yang terekam
dalam inforypes adalah terdiri dari data biodata personel dan riwayat selama
bekerja di perusahaan. Seperti Oganizational
Assigment, waktu kerja, basic pay, bank detail, data yang berhubungan
dengan data keuangan, dan personal biodata. Salah satu element dalam infotypes
yang penting adalah organizational assignment yang terhubung secara langsung ke
dalam Struktur Human Capital Management.
4. Personnel Development
Semakin tinggi jabatan
seseorang adalah berbanding lurus dengan skill yang dimilikinya. Skill bukan
hanya sekedar kemampuan tapi kemampuan tersebut haruslah unik dan berbeda dari
yang lain sehingga memiliki entitasnya sendiri. Ini adalah mengenai keputusan
perusahaan dalam mempertahankan pegawainya. Yaitu mengenai pengembangan kebutuhan
tugas dan pegawai yang mengisi posisi tersebut. Jika pegawai dinilai tidak
memiliki kapasitas untuk dapat memenuhi perkembangan kebutuhan pekerjaan, maka
hanya ada 2 pilihan yaitu meninggalkan pegawai lama dan membuka recruitment
bagi pelamar untuk mengisi posisi tersebut atau perusahaan memberikan training/pelatihan
kepada pegawai tersebut sampai dinilai mampu untuk melanjutkan pekerjaan yang
ada. Keputusan yang akan diambil tergantung dari besarnya dana yang harus
dikeluarkan perusahaan untuk masing-masing pilihan.
5. Training & Event Management
Merupakan komponen
penting dan terintegrasi yang mendukung perusahaan dalam hal perencanaan,
pelaksanaan dan pengelolaan pelatihan kursus dan kegiatan bisnis bagi para
karyawannya. Dimulai dari
mengumpulkan data untuk pembuatan bisnis event catalog, seperti jenis kursus
dan lokasi yang akan diadakan. Setelah itu di
set up terutama tanggal dan jenis eventnya. Pelaksanaan
Business Event, pemberian materi/ pelatihan untuk peserta.
Setelah Kursus berlangsung, maka hasilnya akan
di follow up untuk di nilai dan diukur keberhasilan pegawai setelah melaksanakan training. Termasuk biaya yang harus dikeluarkan dan tagihannya
6. Time Management
Mengenai penjadwalan waktu
kerja untuk masing-masing karyawan, perencanaan waktu kerja, dan evaluasi. Menentukan
lamanya jam kerja karyawan yang sesuai dengan kelasnya (berdasarkan standard
tertentu) adalah berdasarkan perhitungan waktu untuk diluar kerja (vacation),
lembur (overtime), absensi kesehatan (sickness). Untuk dievaluasi apa yang
sudah direncanakan dan realisasinya. Time statement ini akan disimpan dalam
infotype masing-masing karyawan untuk digunakan dalam perhitungan gaji.
7. Appraisal
Appraisal adalah
pelaksanaan pengukuran keberhasilan suatu unit atau karyawan berdasarkan standar
tertentu dengan tingkat tertinggi dan objektivitas. Yang
dinilai adalah kinerja pegawai dengan metode 360o, yaitu penilaian
oleh atasan, bawahan, dan sesame rekan kerja. Appraisal terintegrasi dengankomponen SAP Sytem lainnya, seperti SAP SEM, mySAP ERP HCM Personnel
Development, Compensation Management, dan SAP BW.
8. Payroll & Personnel Cost Planning
Payroll yaitu menghitung renumerasi
masing-masing pegawai atas pekerjaan yang telah dilakukan. Perhitungan dari
gaji mentah dikalkulasikan dengan beberapa potongan baik itu voluntary atau
legal, tunjangan, dan lainnya dari hasil appraisal/ penilaian sebagai grade
atau apresiasi yang diberikan kepada pegawai
Reference:
- Admin. (2012). ERP Great. Retrieved from Structure In Human Resource Management: http://www.erpgreat.com/hr012.htm
- Anonim. (2006). SAP01 Fundamental. Jerman: SAP AG.
- Anton. (2012). SAP-Praktikum 5. In Anton, SAP-HR.pdf.
- Jalal, O. M. (2013, April 19). Strategi Human Capital: Jargon Baru Atau Sebuah Paradigma Baru Bagi Para Eksekutif? Retrieved from PPM Manajemen: http://manajemenppm.wordpress.com/2013/04/19/strategi-human-capital-jargon-baruatau-sebuah-paradigma-baru-bagi-para-eksekutif/
- Karismariyanti, S.T., M.B.A,, M. (2013). KA2113-Human Capital Management.pdf. Bandung: Politeknik Telkom.
-
Adi B.P, T. S. (2012, October 18). Tri Sakti Adi B.
P. Retrieved from Quiz Ke 4:
http://trisaktiadibintara.blogspot.com/Terimakasih Semoga Bermanfaat :)
